Aktualnie procedowany jest projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw. Projektowana nowelizacja zakłada zwiększenie efektywności nadzoru prowadzonego przez rady nadzorcze spółek kapitałowych oraz wprowadzenia do polskiego ustawodawstwa tzw. prawa holdingowego. W niniejszym artykule chciałabym się skupić na najważniejszych zmianach w zakresie funkcjonowania rad nadzorczych.

Nowe obowiązki zarządu wobec rady nadzorczej

Przepływ informacji pomiędzy zarządem a radą nadzorczą

Na zarząd zostanie nałożony obowiązek przekazywania radzie nadzorczej informacji, odnoszących się do głównych obszarów działalności spółki, które powinny znajdować się w szczególnym zakresie zainteresowania członków rady nadzorczej, w szczególności:

a. uchwał zarządu i ich przedmiotu;

b. sytuacji spółki, w tym w zakresie jej stanu majątkowego oraz stanu spraw w zakresie operacyjnym, inwestycyjnym i kadrowym;

c. postępów w realizacji wyznaczonych kierunków rozwoju działalności spółki;

d. transakcji i innych zdarzeń, które istotnie wpływają lub mogą wpływać na sytuację majątkową spółki;

e. znaczących zmian dot. uprzednio udzielonych RN informacji, jeżeli wpływają lub mogą wpłynąć na sytuację spółki;

lit. a – c – przekazywane na każdym posiedzeniu RN, ale RN może ustalić inny termin;

lit. d – e – przekazywane niezwłocznie po wystąpieniu określonych zdarzeń.

Powyższe informacje powinny być przekazywane co do zasady w formie pisemnej, chyba że zachowanie tej formy nie jest możliwe ze względu na konieczność natychmiastowego przekazania informacji radzie nadzorczej. Co ważne, rada nadzorcza będzie mogła wybrać także inną formę przekazania informacji.

Jak wskazano w projekcie nowelizacji Kodeksu spółek handlowych, usprawnienie przepływu informacji pomiędzy zarządem a RN koreluje z ogólnym obowiązkiem sprawowania stałego nadzoru nad działalnością spółki przez RN.

Podmioty obowiązane do przedstawiania radzie nadzorczej informacji dotyczących spółki

W aktualnie obowiązującym stanie prawnym, w celu wykonania swoich obowiązków, rada nadzorcza może badać wszystkie dokumenty spółki, żądać od zarządu i pracowników sprawozdań i wyjaśnień oraz dokonywać rewizji stanu majątku spółki.

W wyniku nowelizacji, zostanie rozszerzony krąg podmiotów zobowiązanych do przedłożenia radzie nadzorczej żądanych informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień. Oprócz zarządu, podmiotami obowiązanymi do przekazywania radzie nadzorczej szeregu informacji będą: prokurenci, likwidatorzy, osoby zatrudnione w spółce na podstawie umowy o pracę oraz osoby wykonujące na rzecz spółki w sposób regularny określone czynności na podstawie umowy o dzieło, umowy zlecenia lub innej umowy o podobnym charakterze.

Przedmiot żądania będą mogły stanowić informacje, dokumenty, sprawozdania, wyjaśnienia dotyczące spółki, w szczególności jej działalności lub stanu majątkowego. Co więcej, rada nadzorcza będzie mogła także żądać przekazania informacji, sprawozdań lub wyjaśnień dotyczących spółek zależnych oraz powiązanych, jeżeli adresat żądania posiada niezbędną wiedzę na ten temat.

Realizacja żądania powinna nastąpić niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 2 tygodni od dnia zgłoszenia żądania, ale rada nadzorcza będzie mogła ustalić dłuższy termin.

Sankcje

W związku z potrzebą uczynienia uprawnienia rady nadzorczej do żądania przekazania określonych informacji bardziej efektywnym oraz nie dającym się ignorować, ustawodawca przewidział sankcje w przypadku braku przekazania w terminie lub przekazania radzie nadzorczej informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień niezgodnych ze stanem faktycznym lub zatajenia danych wpływających w istotny sposób na treść informacji, dokumentów, sprawozdań i wyjaśnień.

Przewidziano następujące sankcje:

1. grzywna 20.000 zł – 50.000 zł;

2. kara ograniczenia wolności;

3. w przypadku działania nieumyślnego: grzywna 6.000 zł – 20.000 zł.

W celu wzmocnienia uprawnienie rady nadzorczej do żądania przekazania określonych informacji, w projekcie nowelizacji KSH zmodyfikowano również art. 18 § 2 poprzez ustanowienie zakazu pełnienia funkcji członka zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej, likwidatora oraz prokurenta przez osobę, która została skazana prawomocnym wyrokiem za przestępstwo określone w projektowanym art. 587¹ KSH.

Nowe kompetencje rad nadzorczych

Zawieranie transakcji w grupie

W celu wzmocnienia kontroli rady nadzorczej nad majątkiem spółki, przewidziano konieczność uzyskania zgody rady nadzorczej na zawarcie transakcji ze spółką dominującą, spółką zależną lub spółką z nią powiązaną, jeżeli wartość przedmiotowej czynności przekracza 10% aktywów spółki, chyba że statut stanowi inaczej. Przed podjęciem przez radę nadzorczą decyzji o wyrażeniu zgody na zawarcie transakcji, powstanie konieczność udzielenia radzie nadzorczej przez zarząd informacji w szczególności o:

1. firmie / innym oznaczeniu stron transakcji;
2. charakterze powiązań pomiędzy spółką a innymi stronami transakcji;
3. przedmiocie transakcji;
4. wartości transakcji;
5. okolicznościach niezbędnych do oceny, czy transakcja jest uzasadniona interesem spółki.

Przeprowadzenie transakcji bez uzyskania wymaganej zgody RN będzie obarczone wadą nieważności (art. 17 KSH).

Doradca rady nadzorczej

Skala złożoności procesów zachodzących w spółkach kapitałowych oraz ich profesjonalizacja wymagają niekiedy skorzystania przez radę nadzorczą z usług zewnętrznych podmiotów o wyspecjalizowanych kompetencjach do przeprowadzenia rzetelnej analizy, celem przygotowania lub podjęcia dalszych decyzji korporacyjnych.

Zgodnie z dotychczasowym stanem prawnym, rada nadzorcza nie może wydawać zarządowi wiążących poleceń związanych z prowadzeniem spraw spółki, co przekłada się również na to, iż poza jej kompetencjami pozostaje nakazanie w sposób władczy organowi wykonawczemu spółki nawiązania współpracy z profesjonalnym podmiotem trzecim w celu przeprowadzenia przez niego określonych prac na użytek własny rady nadzorczej. W tym obszarze rada nadzorcza dysponuje zaledwie sposobnością zwrócenia się do zarządu z wnioskiem o podjęcie określonych działań, lecz finalnie to od woli zarządu zależy, w jakim czasie oraz stopniu, jeśli w ogóle, przedmiotowa sugestia zostanie wykonana. Ze wskazanych powodów zdecydowano o wyposażeniu rady nadzorczej w uprawnienie do samodzielnego (z pominięciem zarządu) wyboru konkretnego podmiotu zewnętrznego, posiadającego wiedzę fachową i kwalifikacje, celem zbadania określonych zagadnień dotyczących spółki, w tym jej majątku.

Samodzielność rady nadzorczej oznacza nie tylko zdolność zindywidualizowania przez ten organ podmiotu mającego przeprowadzić właściwe badanie, ale także określenia przedmiotu oraz wszelkich istotnych ram mających się odbyć prac analitycznych.

Istotą przedmiotowego narzędzia jest wyposażenie rady nadzorczej w uprawnienie do reprezentowania spółki w omawianym obszarze wobec podmiotu trzeciego, w tym do złożenia w imieniu spółki odpowiedniego oświadczenia woli kształtującego stosunek prawny nawiązany z doradcą rady nadzorczej.

Ponadto, przewidziano kompetencję rady nadzorczej do zadecydowania o konieczności udostępnienia raportu z przeprowadzonego badania współwłaścicielom spółki kapitałowej, co wykonywane jest bezpośrednio przez zarząd.

Zmiana zasad współpracy rady nadzorczej z biegłym rewidentem

Wśród proponowanych nowości w KSH jest wprowadzenie obowiązku zawiadomienia z tygodniowym wyprzedzeniem kluczowego biegłego rewidenta, który przeprowadzał badanie sprawozdania finansowego o terminie posiedzenia rady nadzorczej, którego przedmiotem jest ocena sprawozdania zarządu z działalności spółki i sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy, ocena wniosków zarządu dot. podziału zysku albo pokrycia straty oraz przyjęcie sprawozdania rady nadzorczej.

Podczas posiedzenia następuje:

1. przedstawienie RN sprawozdania z badania;
2. przedstawienie oceny podstaw przyjętego oświadczenia odnoszącego się do zdolności spółki do kontynuowania działalności;
3. udzielenie odpowiedzi na pytania członków RN.